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档案馆召开“重庆大学电子文件/电子档案管理系统项目”验收会

作者 : 档案馆 喻玲

日期 : 2020-09-11
摘要
2020年9月11日上午,重庆大学电子文件 电子档案管理系统建设项目验收会在档案馆会议室举行。

2020年9月11日上午,重庆大学电子文件/电子档案管理系统建设项目验收会在档案馆会议室举行。本次验收会由全国档案专家、清华大学档案馆薛四新研究馆员担任专家组组长,专家组成员包括中国高等教育学会档案工作分会分管档案信息化的副理事长、哈尔滨工业大学档案馆馆长雷晓蓉,重庆市高教学会高校档案研究专委会分管学术科研的副理事长、西南大学档案馆馆长窦运来,重庆市委办公厅档案业务处副处长邓国强,四级调研员李海燕以及重庆大学校长办公室副主任蒋华林,研究生院副院长刘京诚,宣传部校史办主任王琰,学工部副部长胡小华,教务处培养科副科长姜汉祥。项目管理方信息化办公室高工邓一贵以及校办、档案馆相关同志也参加了验收会。

档案馆馆长杨艳代表项目甲方致欢迎词,并简要介绍我校档案信息化建设基本情况。副馆长喻玲对项目建设背景、总体目标、推进计划、建设成果做全面汇报。项目建设方南京特恩驰科技有限公司从项目实施、总体架构、建设思路、技术方案等方面向专家组进行了全面汇报,并现场演示系统功能以及建设成果。

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专家听取了项目甲、乙双方汇报和系统演示后,分别发表意见。在肯定项目建设方案和建设成效的同时,也对电子档案安全管理、长期保存格式、系统功能持续完善等提出意见建议。经过质询与讨论,验收专家组一致认为:重庆大学电子文件/电子档案系统建设项目总体完成情况良好,建设成效明显;建议完善微信微博电子文件、本科生电子学籍等数据归档,加强电子档案资源安全存储管理。

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该项目的顺利验收通过,得益于学校的高度重视与支持、重庆市档案局馆的指导,也得益于校内相关部门通力合作、协同推进。我校对电子文件管理的重视以及相关部门的积极配合受到与会校外专家的高度好评。重庆市档案局的领导也对我校档案工作勇于开拓创新、探索实践电子文件管理新领域给予肯定。

通过该项目建设,档案馆形成符合国家相关规范标准的电子文件捕获、封装、可信归档的技术实现策略,搭建了电子文件归档与电子档案管理的系统框架。构建完成新版OA系统四个板块(发文、收文、签报、通知)可信归档技术通道,既为2019年形成的近万份电子公文归档提供了过渡期解决方案,也为后续OA启用电子签章后的可信归档奠定良好基础。此外,项目还实现了研究生五大类电子学籍(学籍卡、学籍异动信息、中英文成绩单、毕业学位信息、电子论文)的可信归档,已完成2019年4896名已毕业研究生电子学籍的自动批量集成归档。项目还根据国家新出台的网页归档指南,结合我校新闻网的资源特点,制定我校新闻网归档实施方案,完成新闻网2019年七个板块、3415条新闻的自动捕获归档,后续将补充归档2006年至2018年发布的新闻信息,并建立了我校新闻网页归档的长效机制。

该项目的建设完成,不仅探索建立了我校电子文件归档管理的实施路径,而且捕获了大量有价值的电子档案资源,为充分发挥档案的查考、凭证、记忆价值,提升我校档案管理与服务水平起到重要作用。下一步档案馆将着力于电子档案资源的长期保存管理,做好数字信息时代学校数字记忆留存。


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杨艳 责任编辑 档案馆
余丽红 通讯员